Jak automaticky třídit e-maily v Gmailu

Bezpochyby je Gmail nejoblíbenější e-mailovou službou. Funguje skvěle s aplikacemi třetích stran k synchronizaci obsahu napříč různými protokoly. Nabízí vám také dobré možnosti pro automatizaci, správu a třídění e-mailů.

To se děje pomocí inteligentních štítků, které lze použít jako složky, a existuje několik výchozích štítků, které by měly automaticky třídit příchozí zprávy. Po pravdě řečeno, nastavení a programování může nějakou dobu trvat. Získáte však čistou doručenou poštu bez nepořádků a bude snazší hromadně vybírat a třídit všechny e-maily.

Co jsou inteligentní štítky?

Ve výchozím nastavení inteligentní štítky rozdělují příchozí e-maily do pěti kategorií. Tady jsou:

Sociální sítě - Tento štítek obsahuje e-maily od seznamovacích služeb, sociálních médií a dalších webů pro sdílení médií.

1. Aktualizace - Vaše digitální účtenky, faktury, potvrzení a finanční výkazy končí na štítku Aktualizace.
2. Hlavní - Zprávy, které nikam jinam nepatří, a osobní e-maily přejdou na štítek Primární.
3. Fóra - E-maily se zprávami od online nástěnek, skupin a fór žijí na kartě Fóra.
4. Propagace - Otravné e-mailové výbuchy a marketingové kampaně jsou zasílány do propagačních akcí.

Poznámka: Gmail je velmi dobrý ve filtrování e-mailů do štítků, pokud je máte povoleny a správně nakonfigurovány. Některé z nových e-mailů však mohou přesto skončit na kartě Primární.

Konfigurace inteligentních štítků

Google vám umožňuje zvolit, které inteligentní štítky se budou zobrazovat ve vaší doručené poště. Například v konfigurační nabídce můžete z doručené pošty odebrat Promo akce nebo Sociální sítě. To je to, co musíte udělat.

Krok 1

Kliknutím na ikonu ozubeného kola v pravém horním rohu obrazovky otevřete nabídku Nastavení. Poté klikněte na Zobrazit všechna nastavení.

jak najdu přátele na spotify

Krok 2

Nyní vyberte Doručená pošta a klikněte na pole před štítky, které chcete do doručené pošty dostat. Pokud opravdu nepotřebujete e-maily o promo akci nebo sociálních sítích, můžete vše ponechat nezaškrtnuté. Po dokončení potvrďte kliknutím na Uložit změny a jste připraveni.

Používání filtrů k automatickému třídění e-mailů

Filtry slouží k automatickému třídění e-mailů a jejich správnému označení. Jak je uvedeno, výchozí filtry odvedou docela dobrou práci samy o sobě a můžete také nastavit vlastní filtry.

Krok 1

Spusťte Gmail a klikněte na malou šipku dolů ve vyhledávací liště (šipka je úplně vpravo na liště). Digitální formulář vypadne a musíte vyplnit příslušné oddíly.

Krok 2

Formulář je poměrně komplexní a zahrnuje e-mail odesílatele a příjemce, předmět, velikost, datum atd. Pole Zahrnuje slova je docela zajímavé, protože umožňuje zadávat cílová klíčová slova a odesílat spam přímo do digitálního zapomnění.

Krok 3

Po vyplnění polí klikněte na Vytvořit filtr a zobrazí se další vyskakovací okno, pak byste měli zvolit Přeskočit doručenou poštu (Archivovat). Tímto způsobem zajistíte, aby se e-maily s filtry vyhýbaly vaší doručené poště a zobrazovaly se pouze pod určeným štítkem. Měli byste také zvolit Použít filtr napatnáctodpovídající konverzace umístěné ve spodní části vyskakovacího okna.

Krok 4

Vedle položky Použít štítek je rozevírací šipka, klikněte na tuto šipku a vyberte štítek, který odpovídá filtrovaným e-mailům.

Tip odborníka: Google neomezuje vaše možnosti na výchozí štítky. Klikněte na Nový štítek a vytvořte si vlastní, který odpovídá vašim potřebám.

Krok 5

Nakonec znovu kliknete na Vytvořit filtr a všechny filtrované e-maily skočí z vaší doručené pošty do štítku. To platí také pro staré e-maily, které jste dostali od daného odesílatele. Pokud vyberete možnost Všechny zprávy nebo přejdete na tento filtr, můžete si zobrazit náhled filtrovaných e-mailů.

přenos obrázků z iphone do pc

Důležité úvahy

Filtrované zprávy se zobrazí v příslušných složkách, když používáte e-mailového klienta pro přístup ke službě Gmail prostřednictvím protokolu IMAP. Na druhou stranu to neplatí, pokud používáte POP Gmail. Tentokrát se filtrované zprávy zobrazí se všemi novými zprávami.

Export a import filtrů

Možná to nevíte, ale Google vám umožňuje exportovat a importovat filtry. To může být skutečný záchranář, pokud potřebujete přejít na nového e-mailového klienta.

Chcete-li filtry exportovat, otevřete Nastavení Gmailu, klikněte na Zobrazit všechna nastavení a vyberte kartu Filtry a blokované adresy. Vyberte filtr, který chcete exportovat, a klikněte na Exportovat. Získáte soubor .xml, který lze upravit pomocí textového editoru. Neexistuje však žádný důvod k provádění jakýchkoli úprav, protože po jejich nahrání je snazší filtry mazat / měnit.

Import filtrů je také docela snadný. Přejděte do dolní části stránky, vyberte možnost Importovat filtry a poté zvolte Soubor. Vyhledejte soubor XML filtrů, klikněte na něj a zvolte Otevřít soubor. Gmail akci automaticky nedokončí, pro potvrzení musíte kliknout na Vytvořit filtry.

Čistý trik: Nejrychlejším způsobem, jak automaticky třídit důležité e-maily, je označit je hvězdičkou. Stačí kliknout na malou hvězdičku vedle data a času a e-maily se objeví v sekci S hvězdičkou.

Pošťák přijde

Když je vše řečeno a hotovo, nastavení automatického třídění v Gmailu vyžaduje určitý čas a úsilí. Uživatelské rozhraní je ale intuitivní a snadno použitelné a stačí to udělat jen jednou.

Používáte k přístupu k účtu Gmail e-mailového klienta? Jaké vlastní štítky byste chtěli vytvořit? Neváhejte nám sdělit více o svých preferencích v sekci komentáře níže.