Jak přesouvat dokumenty na SharePointu

Správa dokumentů je jednou z nejdůležitějších věcí na SharePointu. V podnikání se dokumenty často vyvíjejí. Mohou začínat na OneDrive pro firmy a skončit na týmovém webu organizace. Dokumenty často mění umístění, takže znalost vstupů a výstupů přesouvání dokumentů ve službě SharePoint je zásadní.

jak vyrobit spoilery v nesouladu

Několik způsobů, jak to udělat

Každý, kdo pracoval na SharePointu, ví, že existuje mnoho způsobů, jak provést konkrétní úkol. Přesouvání dokumentů není výjimkou. To, zda skončíte s použitím Průzkumníka souborů nebo nástroje pro migraci, závisí na řadě faktorů, jako je počet přesunutých dokumentů, důležitost uchování historie verzí, metadata a další.

1. Průzkumník souborů

Chcete-li přesunout dokument pomocí Průzkumníka souborů, otevřete knihovnu cílového i zdrojového dokumentu (nezáleží na tom, zda se jedná o stejný web). Vybrat Průzkumník souborů v rozevírací nabídce. Tím se otevře pohled průzkumníka pro každou z knihoven. Pomocí drag & drop můžete přesouvat položky mezi dvěma pohledy průzkumníka.

Můžete přesouvat složky i soubory a zachovat typy obsahu, pokud zdrojové i cílové umístění mají definované typy obsahu. Tato metoda také zachovává vlastní metadata, pokud jsou zdrojová i cílová umístění definována pomocí stejných metadat.

Proces je však manuální a je to spíše kopie než přesun, což znamená, že po přesunutí musíte odstranit zdrojové položky. Nezachovává historii verzí ani vytvořené, vytvořené, upravené a upravené vlastnostmi.

2. Přesunout do / Kopírovat do

Ačkoli je to užitečné a jednoduché, Přesunout do a Kopírovat do příkazy jsou k dispozici pouze na SharePointu Online. Tato možnost umožňuje přesunout dokumenty z OneDrive pro firmy nebo SharePoint do cíle na SharePointu nebo OneDrive. Vyberte soubor a klikněte na jeden ze dvou příkazů. The Přesunout do Tato možnost přesune váš dokument s ochranou metadat a historie verzí do jiné složky ve stejné knihovně, do jiné knihovny nebo na jiný web.

Tato metoda je ideální pro koncové uživatele, protože je jednoduchá a přímá. Umožňuje vám kopírovat a přesouvat soubory i složky. Nejlepší je, že si zachovává typy obsahu, vlastní historii verzí metadat,athe created, created by, modified, and modified by properties. The kopírovat na příkaz, ale zachovává pouze nejnovější verzi - hlavní nevýhodou je samozřejmě skutečnost, že tato metoda je exkluzivní pro SharePoint Online.

3. Správa obsahu a struktury

Pokud povolíte funkci publikační infrastruktury SharePoint Serveru, po přechodu na se vám zobrazí odkaz Spravovat obsah a strukturu Správa stránek . Pomocí této funkce můžete přesouvat / kopírovat dokumenty. Jedná se o jeden z nejlepších hacků, který vám pomůže přesunout více dokumentů současně při zachování historie verzí, vytvořených, vytvořených, upravených a upravených vlastnostmi. Pomocí této metody se také zachová typ obsahu a metadata.

Budete však muset zapnout funkci publikování. Dokonce i poté nebudete moci přesunout více složek. Snad největší nevýhodou této metody je, že pro její použití musíte být vlastníkem webu. A funguje to pouze na jednom webu.

4. Organizátor obsahu

Jednoduše aktivujte funkci Content Organizer a poté vyberte pravidla směrování, která chcete použít, a vložte dokument, který chcete přesunout, do rozevírací knihovny. Tato metoda také umožňuje přesunout dokumenty na jakýkoli jiný web. Konfigurace chvíli trvá, ale musíte to udělat jen jednou. Zachovává také typy obsahu a vlastní metadata.

I když nezachovává historii verzí a vyžaduje administrátora, má užitečnou funkci, která vám umožní směrovat dokument do složky.

5. Nástroj pro migraci SharePoint

Microsoft ví, že přesouvání dokumentů na SharePointu může být trochu složité. Proto společnost přišla s bezplatnými Nástroj pro migraci SharePoint . Tento nástroj zpracovává vše od malých až po velké migrace, které mohou zahrnovat soubory, složky a dokonce i seznamy z vašeho webu SharePoint. Položky jsou přesunuty na OneDrive nebo SharePoint.

Nejviditelnější výhodou této metody je schopnost nástroje zvládnout velké migrace. Je také velmi přizpůsobitelný a zachovává historii verzí. Není však kompatibilní s verzemi SharePointu před rokem 2013. Naproti tomu některé produkty pro migraci třetích stran jsou výrazně přizpůsobitelnější.

6. Produkty třetích stran

Většina kvalitních produktů pro migraci dokumentů třetích stran není zdarma, ale mají tendenci podávat fantastické výkony, zejména u migrací ve velkém měřítku. Mají tendenci být škálovatelné a vysoce přizpůsobitelné. Většina z těchto produktů dokáže uchovat vše, včetně typů obsahu, metadat, všech vlastností a historie verzí.

Na druhou stranu tato metoda stojí peníze. Když vezmete v úvahu skutečnost, že platíte za nástroj, který vám pomůže přesouvat dokumenty, začnete se zajímat, proč SharePoint již nepřichází s uživatelsky přívětivou možností. Další nevýhodou je, že produkty třetích stran vyžadují, aby je správce nakonfiguroval a spustil.

7. Vlastní řešení

Nakonec můžete své vlastní řešení kódovat pomocí různých technik, jako je REST API. Koncový uživatel nemusí nic směrovat, můžete si ho libovolně přizpůsobit a můžete se ujistit, že je v dokumentech vše uchováno. Na druhou stranu musíte být schopni kódovat a věnovat nějaký čas psaní a údržbě kódu, což může být obzvláště složité v době aktualizace produktu.

Vyberte si metodu

Existuje ještě více metod pro přesun dokumentů na SharePointu, ale ty by měly pokrývat většinu vašich potřeb. Nejprve zvažte, co potřebujete, a brzy budete přesně vědět, kterou metodu použít.

Kterou z těchto metod preferujete? Už jste použili více než jeden? Diskutujte.